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フリーランサーが知っておくべきメール術

Gmailの使い方(3)重要・スター・ラベルの活用術

Update: 2013.02.26 23:19:50

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こんにちは。
連日の大雪で、すっぽり埋まった札幌からお送りしています...;;

「フリーランサーが知っておくべきメール術」、今回は、Gmailでは最もお世話になる、「重要マーク」「スター」「ラベル」についてです。

後半は、私(筆者)のお仕事での使い方をご紹介します。
基本の機能はもう知ってる!という方は、後半からお読みくださいw

「フォルダ」がない!?

Gmailには、他のサービスには必ずある「フォルダ」がありません。その代わりに、今回紹介する三つの機能が用意されています。

これらは書類に貼る「付箋」のような役割を持ち、フォルダとは以下のような違いがあります。

  • メールに、どんな付箋が付いているのかわかる
  • 複数の付箋を付けられる
  • たくさん作成しても邪魔にならない

各機能の違い

重要

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受信したメールに、黄色い台形のマークが付くことがあります。これが「重要」マークで、Gmailが「見逃してはいけない」と判断したメールに付けています。

勝手に分類して、受信トレイの先頭にピックアップしてくれるので、メールをチェックする時間が取れない人には、大助かりの機能です。

重要でないメールに付いた場合は、マークをクリックして外すことができるのですが...
これを毎日繰り返していると、Gmailが学習します!*1

しかし、メールで連絡を取ることが多いと、結局たくさんのメールにマークが付くことになるので、他の機能との併用が必要です。
三つの機能の中では、初心者向けと言えます。

スター

メールの隅に付いている、が「スター」です。
クリックするとになって、スターを付けたことになります。

未読・既読に関係なく受信トレイの先頭に常に置ける点、自動ではなく自分で付ける前提なのが、重要マークとは異なります。*2

大事なメールが下に流れていかないように、止めておくのにおすすめです。

ラベル

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「ラベル」は、「名前」と「色」で目印を付けられる機能です。
親子関係を作れる、同じラベルが付いたメールを絞り込めるなど、他のサービスのフォルダに代わる機能です。

自分だけのラベルが欲しい場合は、作る必要があります。
手間がかかる分、条件でメールを仕分ける「フィルタ」機能と併用するなど工夫すれば、膨大なメールを素早く整理することができます。
三つの機能の中では、上級者向けと言えます。

ラベルを使ってみよう

ここからは、ラベルの基本的な使い方を解説します。

ラベルの作成

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左側のメニューの「サークル」もしくは「開く」というテキストにカーソルを置くと、「新しいラベルを作成」というリンクが出てくるのでクリックしてください。

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ポップアップが表示されるので、名前を入力しましょう。
文字数を少なく、簡潔に!
親子関係(ネスト)を持たせることもできますが、慣れるまでは必要ありません。

「作成」ボタンを押すと、ラベルが登録されます。

ラベルを付ける

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メールの本文を読む画面に移動すると、上に「商品タグのボタン」が出ます。

クリックすると、現在登録されているラベルのうち、どれを貼り付けるかを選択できます。
「適用」をクリックすると、メールにラベルが付きます。

ラベルに色を付ける

作ったばかりのラベルは、グレーなので目立ちません。
わかりやすいように色を付けてみましょう。

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左メニューを見ると、さっき作ったラベルが項目に加わっています。

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右側の四角()をクリックすると、設定のポップアップが表示されます。
色の組み合わせがいくつかあるので、好きな色をクリックしてください。

筆者の使い方

最後に、Gmailを5年以上利用している筆者が、どのような使い方をしているかをご紹介します。
Gmailの使い方は、人それぞれですが、参考になれば幸いです。

重要マークを出さない

メールのやり取りが多く、ラベルとフィルタを多用している私には、重要マークはいまいち使いにくいです。
なので「出さない」ようにしています。

重要マークは、設定画面の「受信トレイ」メニューで表示・非表示を切り替えられます。
Gmailはとても高機能ですが、全部の機能を無理に使うと画面がゴチャつきます。自分に合わない機能を削るのも、使いこなしのポイントだったりします。

スターは「あとで対応する」

届いたメールはざっくりチェックして、対応が必要なものは全部スターを付けます。

一度でも開封して既読になると、どんどん受信トレイの下に行ってしまうので、スターを付けて止めておく目的です。
「あとで対応する」という感じで、用事が終わったらスターを外します。

なお、スターも色違いを作れますが*3、私は作っていません。

3つのラベル

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私が、よくつけ外しをするラベルが
「Go」「Wait」「Money」
の3つです。

なぜスターでなくラベルなのかというと、受信トレイの先頭に置かなくてもよいのと、好きな色を付けられるためです。
かなり目立つ、名前に合った色にしています。

■ Goラベル

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今、作業に入っているお仕事に、直接関係するメールに付けています。作業中にやり取りを確認したり、終わったときに返事をする目的です。

■ Waitラベル

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回答待ちのメールや、お仕事の打診のメールに付けています。
Web制作の現場は、相談された件にそのまま音沙汰がなかったり、
「だいぶ前に相談した件、本決まりになりましたー」
となることがよくあり、いちいち覚えておかなくてもよいように付けています。
話が来たら、ラベルの絞り込みを使って探します。

■ Moneyラベル

見積を出したときのメールに付けています。
ちょこっとしたお仕事だと、見積書を出さずにメールで金額だけお知らせすることも多いです。
額面が違ってしまわないように、請求書を出すまで付けておきます。

その他

余談ですが、ラベルをよく見ると、先頭に「*」が付いています。
ラベルには「記号→英数字→日本語」の順番にリストが並ぶ法則があり、記号を付けると、左メニューで他のラベルよりも上に表示されるのです。

上の3つ以外にも、フィルタと連動したラベルをいろいろ作っていますが、それについては、フィルタ機能のときにご紹介しますね^^

まとめ

今回のコラムはここまでです。
あなたのワークスタイルに合った「重要」「スター」「ラベル」の使い方を研究してみてくださいね :D

次回は、本格的にGmailを利用する場合は絶対にやっておきたい、不正アクセスを防止する「二段階認証」の設定手順を解説します。

ではでは。

*1 重要度のランク付けの仕組み - Gmail ヘルプ

*2 スター機能が追加される以前からGmailを利用している場合は、重要マークやスターの優先表示がされていないことがあります。設定画面の「受信トレイ」メニューに「受信トレイの種類:」という項目があり、ここのプルダウンリストを切り替えると、表示を変更することができます。

*3 スターの色違いの作り方はこちら→ スター付きのメール - Gmail ヘルプ

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