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フリーランサーが知っておくべきメール術

Gmailの使い方(5)メールをフィルタで自動整理

Update: 2013.04.28 05:40:30

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こんにちは。ゴールデンウィークがはじまっているはずですが、このコラムを書いております...(察してください)

「フリーランサーが知っておくべきメール術」、Gmailの基本的な使い方は、今回で最後になります。「フィルタ」機能を使って、自動的にメールを整理する方法をご紹介します。

Gmailの強力なフィルタ機能

「フィルタ」とは、件名・送信元など、特定の条件に該当したメールを受信したら、自動的に処理をさせる機能です。
これは、他のメールサービスにもある一般的なものですが、Gmailはひじょうに細かい条件で絞り込めるだけでなく、該当した後も、既読・ラベル・スター・自動返信などの、複雑な動作をさせることができます。

フィルタの作り方

※以降のスクリーンショットは、サイズを縮小しています。クリックすると画像が拡大します。
※2013年5月時点の画面レイアウトを前提とした解説です。

さっそく、簡単なフィルタを作ってみましょう。

設定画面に移動する

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Gmailにログインして、ページの右上にある「歯車」のボタンを押します。
さらに、出てきたメニューの「設定」をクリックしてください。

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移動先の設定画面の上のメニューから「フィルタ」を選択してください。
最初はフィルタの一覧画面となりますが、何もないか、Gmailが自動で作成した「スマートラベル フィルタ」しかないはずです。
画面のいちばん下にある「新しいフィルタを作成」をクリックすると、画面上部の検索窓の下に、設定ウィンドウが出てきます。

条件を入力する

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設定ウィンドウに、どういうメールを探すのかという「条件」を入力します。指定できる条件は、以下の通りです。
複数の項目に条件を指定することもできます。

  • From
    送信元のアドレス、または表示名を含むメールが該当するようにします。
  • To
    送信先のアドレス、または表示名を含むメールが該当するようにします。
  • 件名
    メールの件名の全部、もしくは一部を含むメールが該当するようにします。
  • 含む
    本文に、特定の文言を含むメールが該当するようにします。
  • 含まない
    本文に、特定の文言を含まないメールが該当するようにします。
  • 添付ファイルあり
    調べる対象を、添付ファイルがあるメールのみとします。

ここでは「含む」に「てすと」とだけ書いてみます。

条件を指定すると、右下の「この検索条件でフィルタを作成」に色がつくので、クリックしてください。

該当後の処理を設定する

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ウィンドウの後ろに、条件に合致したメールがリストアップされます(ゴミ箱に入っているメールはリストアップしません)。
イメージ通りの絞り込みになっているのを確認したら、こんどは、これらのメールに対して行う処理を選択します。

ひじょうに多いので、主要なものだけご紹介します。ラベル・スター・重要については、過去のコラムをご覧ください。

Gmailの使い方(3)重要・スター・ラベルの活用術

  • 受信トレイをスキップ (アーカイブする)
    受信トレイでは表示されないようにします。ゴミ箱と違い、なくなってしまうわけではありません。「すべてのメール」でいつでも確認できます。
  • 既読にする
    読んでいないうちから、もう読んだことにします。
  • スターを付ける・ラベルを付ける
    スターか、任意のラベルを付けます。
  • 削除する
    ゴミ箱へ移動します。
  • 迷惑メールにしない
    海外の友人・メルマガが、迷惑メールに入ってしまうときに利用します。
  • 常に重要マークを付ける
    該当したメールは「重要」であると判断させます。

「フィルタを作成」ボタンをクリックすると、以降は、メール受信と同時に処理を行うようになります(もちろん、ログアウト中でも処理しています)。
なお、ボタンをクリックする前に「一致する X 件のスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れておくと、過去のメールも整理できます。

実際に使ってみよう

(1)外部サービスのメッセージを読まずに保存

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Facebook・mixi・Twitterなどのソーシャルネットワーキングサービスの「メッセージ」機能を使っていると、同じ内容のメールも送信されます。
専用アプリを使っていると、メールで見ることはまずなくなるので鬱陶しいのですが、仕事で使っていると重要なメッセージもあるので、削除はしないで残しておきたいところです。

Facebookメッセージを既読扱いにし、保存だけするには、以下のようにします。

■ 条件

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  1. 件名
    「からの新着メッセージです」と入力

このとき、Fromに送信元「facebookmail.com」をさらに指定すると確実ですが、Fromだけを条件にしてはいけません。このアドレスからは、グループの招待通知や、重要なお知らせも届くからです。

■ 動作

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  1. 受信トレイをスキップ (アーカイブする)
  2. 既読にする

(2)担当者別にラベルを付ける

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繁忙期のフリーランサーは、たくさんの人と同時にメールのやり取りをすることがあります。
受信トレイがいっぱいになってくると、パッと見ただけではどれがどの担当者のメールなのか区別がつかないので、ラベルを付けて分類してみます。

それぞれの担当者(もしくはプロジェクト名)のラベルを作ってから、以下のように設定します。

■ 条件

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  1. From
    担当者のメールアドレスを入力します。

■ 動作

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  1. ラベルを付ける
    該当する担当者ラベルを選びます。

(3)大量のメルマガを一括削除

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Webサービスやオンラインショップを利用すると、たいへんな数のメールマガジンが届くようになります。放っておくと、受信トレイがメルマガだらけになってしまい、毎日これを整理するだけで無駄な時間を取られてしまいます...
かといって、膨大な種類のメルマガにひとつひとつフィルタを作るのは大変です。

条件に、Gmail独自の条件式を使うと、大量のメールをひとつのフィルタで処理できます。

「ほげほげメルマガ」「ふがふが耳より情報」「ぴよぴよニュースレター」を全部無視したい場合は、以下のようにします。

■ 条件

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  1. 件名
    「"ほげほげメルマガ" OR "ふがふが耳より情報" OR "ぴよぴよニュースレター"」

キーワードをダブルクォーテーションで囲み、「OR」でつなぐと、各キーワードのどれかが含まれていれば処理を行います。
「OR」ではなく「AND」にすると、すべてのキーワードが含まれていれば処理を行います。
ここでは件名にしましたが、FromやToでも同じことができます。

■ 動作

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  1. 受信トレイをスキップ (アーカイブする)
  2. 削除する

この設定をすると今後は自動で削除されるわけですが...
ときどき、メールの件名やアドレスを変えてくることがあります。
敵(?)もさるものです。

まとめ

最後の方で紹介した、Gmailの条件式ですが、ANDやOR以外にもたくさんの構文があります。こちらのまとめページが参考になります。

Gmailの検索演算子一覧(隠れコマンド含む)。高度なフィルタ作成に!

マイナスやカッコを組み合わせると、「多数の似たようなメールの中から一部だけにスターを付け、それ以外はゴミ箱」ということもできます。

なお、「ゴミ箱に入れる」「転送する」の処理は、フィルタの設定を間違えるとたいへんなことになります。条件を厳しめにして、取扱いにはじゅうぶんに注意してください。

連載コラムも終盤になってきました。
次回以降はメールに関する便利なツールや、Webサービスを紹介していきます。

ではでは。

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