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フリーランサーが知っておくべきメール術

メールとWebサービスを連携しよう

Update: 2013.05.10 21:28:51

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こんにちは。やっと札幌も春らしくなってきました。先週までストーブをつけていました...

「フリーランサーが知っておくべきメール術」、今回からメールに関するテクニック、便利なツールをご紹介します。
今回は、いろいろなWebサービスとメールの連携術です。

Webサービスはたくさんあるけど...

ネット上にはたくさんの便利なWebサービスがあります。写真やイラストを投稿したり、みんなと共有したり、便利な情報を集めたり。

ですが、スマートフォンを持っていなかったり、サービス業などで、パソコンを見る時間が取れないと、いちいちそれぞれのサイトを訪問していられません。

いつも使っていて、簡単に見られるメールを関連づけて、その手間を軽減してみましょう。

メールで投稿してみる

ss_11_01.jpgEvernoteの設定画面

自分で書いたものを記録するタイプのWebサービスのほとんどは、メールでの投稿に対応しています。
写真・動画を添付すると、それも含めて公開できます。

「投稿用のメールアドレス」を提供している、主なWebサービスは以下の通りです。

更新情報をメールで受信する

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いつも見ているサイトの更新情報をチェックしたいけど、RSSリーダーを使うのも面倒で...という場合は、更新があるたびにメールで通知させる手があります。
「Feed2Mail」というサービスを使うと、登録しておいたRSSを定期的にチェックして、更新があると指定したメールアドレスにURL付きのメールを送ってくれます。

利用方法は、RSSフィードのアドレスと、送信したいメールアドレスを入力するだけです。

話題の記事をメールで知らせるサービス「Gunosy」

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「Gunosy」は、最近人気のキュレーションサービス(情報おまとめサービス)です。

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登録したユーザーのTwitter・Facebookの投稿を調べて、その人が興味を持っていそうなニュースやブログ記事をリストアップし、一日一回メールしてくれます。

Feed2Mailなどと違って、一通にまとめて送ってくれるのでとても便利ですが、できて間もないサービスで、ユーザーにIT系が多いためか、コンピュータ関連以外の情報が出にくいと言われています。今後に期待したいところです。

連携サービス「IFTTT」でもっと細かくメール通知

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もっと細かいメール通知をさせたい!という人には、「IFTTT」がおすすめです。

「IFTTT」は、以下のことを命令すると、繰り返し自動で実行してくれるサービスです。

  1. Aのサービスで
  2. 何をしたときに
  3. Bのサービスに
  4. 何をさせるのか

Feed2Mailのように「特定のRSSが更新されたらメール」だけでなく、以下のようなこともできます。

  • NAVERまとめの人気新着に「iPhone」が含まれているときだけメール
  • 翌日の気温の変動が激しい場合はメール
  • Gmailで特定のラベルを付けたメールをDropboxに保存
  • instagramでいいね!した写真をEvernoteに保存
  • Tumblrでスキ!をクリックした記事のURLをツイート

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明日の天気をメールで送ってみました。天気は簡単にチェックできるのであまり意味はありませんが(笑)

使う人のアイディア次第で細かい情報整理ができますが、英語圏のサービスなので、mixiやNAVERなどのアジアのサービスには対応していないのが欠点です。

メール配信サービスを使う場合の注意

連絡用アドレスは登録しない

外部のWebサービスは、登録した情報が漏洩する危険性があります。
また、自動で動くサービスの場合、管理者がシステムを動かしっぱなしにしたまま行方不明に...などという事態もあるかもしれません。

なので、ふだんの連絡用メールアドレスを登録することはおすすめできません。
「Webサービス専用のメールアドレス」を作って登録しておき、普段のアドレスに転送させるようにしましょう。

RSSの登録は情報を絞って

RSSをメール送信させるときは、くれぐれも、大きな情報サービスの新着は登録しないように!あなたの受信トレイがメールだらけになってしまいます。
興味があるジャンル専用のRSSを登録するなどして、情報を絞りましょう。

自動メールは受信トレイに入らない

Gmailは強力なフィルタがあるため、プログラムで送信されたメールは受信トレイに入れません。
「すべてのメール」でしか見られないので、タイトルなどで判定して「ラベルを付ける」「スマートラベル分類の対象から除外する」などのフィルタを指定しておくと良いです。

Facebookの連携は慎重に

「IFTTT」にFacebookのアカウントを登録しようとすると、自分の情報だけでなく、友だちの連絡先などもすべて取得しようとしていることがわかります。
これを許可すると、サービス側があなたが気付かないうちに、自分の友だちの情報を取得したり、広告メールを送ることもできてしまうことになります。

他のSNS(Googleなど)でもこの可能性はありますが、Facebookはユーザーが多く、規制が緩いためか、友だちに迷惑がかかるトラブルが起きやすいです。
よほど必要でない限り、WebサービスとFacebookの連携は控えた方がよいでしょう。

まとめ

いかがでしょうか。
IFTTTは上級者向けサービスなので、はじめてメール連携を試す人はFeed2Mailが使いやすいと思います。

Eメールは、連絡手段としてはSkypeやLINEに取って代わられていますが、どの媒体でも見られる・連携できるという点では、まだまだ利用できる価値があります。
忙しい人ほど、上手に使いこなしたいですね。

次回は、万一のための、さまざまなメールのバックアップ方法についてお話しする予定です。

ではでは。

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