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フリーランサーが知っておくべきメール術

どうする?メールのバックアップ方法いろいろ

Update: 2013.06.11 05:48:44

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こんにちは。日ごとに気温が上がってきて、お酒がおいしい季節になりました。
会社に行かないフリーランサーは、毎日誘惑との戦いですね><

「フリーランサーが知っておくべきメール術」、今回は、万一のためのメールのバックアップについて考えてみましょう。

別のアドレスに転送する

最も単純なバックアップ方法として、別のメールアカウントを作って「メールを転送させる」もしくは「POP受信で同期させる」という手があります。
自分が送信するメールについては、Bccでそのアドレスを指定します。

手軽に実行できますが、毎回Bccを付けるのが面倒ですし、バックアップを取るためだけにメールアカウントを複数作るのも、あまり現実的ではありません。

Microsoft Outlookのエクスポート

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Outlookでメールを管理している場合、エクスポート機能を使って様々な形式でメールのバックアップを作ることができます。
メールとして保存するEML形式の他、メールアドレスや宛名が表形式で整理され、Excelで開ける、CSV形式に変換することもできます。

メイン画面で、タブメニュー「ファイル」をクリックして、左メニューから「オプション」を選択すると、Outlookの設定ウィンドウが立ち上がります。
そこからさらに「詳細設定」を選択すると、エクスポートメニューが出てきます。

Gmail Backupを使う

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WindowsでGmailを利用している場合は、「Gmail Backup」というソフトで、簡単にパソコン内にバックアップを作ることができます。

Gmail Backupを起動後、Gmailにログインするときと同じ要領で、メールアドレスとパスワードを入力します。 *1
保存先、保存する期間を指定して「Backup」ボタンをクリックすると、自動的にEML形式のメールをダウンロードします。

最初のダウンロードのみ、保存がはじまるまで数十分かかりますが、エラーではありません。
私はこれで何回もやり直しました...^^;

MailStore Homeを使う

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ソフトの使いこなしに自信がある人は、高度なメールバックアップソフト「MailStore Home」がお勧めです。

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Outlook・Thunderbirdなどの、パソコン内で使うソフトだけでなく、「IMAP」に対応しているオンラインサービスなら(Yahoo!メール、Gmailなど)、なんでもバックアップできます。
他のソフトへの復元もでき、MacOSのメールデータを読み込むこともできるので、MacからWindowsへの引っ越しにも使えます。

こちらの記事で、使い方が詳しく紹介されています。

重要なメールだけ自動バックアップする

手動ではなく、重要なメールだけは常に自動でバックアップしておきたい...という場合は、どうすればいいでしょうか。
ちょっと難しくなりますが、Gmailであれば、前回のコラムでご紹介した「IFTTT」と、ファイル保管サービス「Dropbox」を使う手があります。

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IFTTTで、スターが付いたメールか、任意のラベルを付けたメールをDropboxに保存するように設定しておくと、数時間ごとにバックアップを取ることができます。

この方法の欠点は、平文のテキスト形式でしか保存できないことです。HTMLメールの画像や、添付ファイルを含めることはできません。

バックアップって、必要?

ここまでご紹介して、なんなのですが...
すべてのメールのバックアップって、必要でしょうか?

余分な情報も保存してしまう

これまでのコラムで書いてきたとおり、メールには一時的な情報や雑談、多数のメルマガも含まれています。
それを、全部パソコンに保存してしまうのは容量の無駄です。Outlookなどのソフトを使っている場合、容量が倍です。

安全性が下がる

バックアップツールを使うと、簡単に読める状態でパソコンに保存されることになります。
少なくとも、オンラインサービスがメールを保管している場所よりも、ずっと外部から見られやすくなりますから、ずっと昔のお取引先の情報など、なんでもかんでも保存するのは危ないです。

このような理由から、私は「重要なメール」だけを絞り込んで保存することをお勧めします。

OutlookとMailStore Homeは、特定のフォルダ・ラベルを指定してバックアップすることができます。保存したファイルは、できれば普段接続しない外付けハードディスクに入れたり、パスワードをかけたZIPファイルにまとめておきましょう。
さらに、IFTTTを使う方法で、直近のメールだけ自動バックアップしておけば安心です。

まとめ

今回のコラムはここまでです。
オンラインサービスを使っていると、パソコン内にデータがないので、トラブルでメールが消えてしまうのでは...と心配になってしまいます。

ですが、もともと「メール」は連絡を取るためのツールであって、膨大なデータを保存するツールではありません。
そう考えれば、大事な情報だけを保存しておこう、という意識がうまれますし、普段からメールを整理するきっかけにもなると思います。

半年以上続いたこのコラムも、次回で最終回です。
次回は、テキスト入力の高速化や、「Google Chrome」で使えるGmail拡張など、メール作成を支援するツールをご紹介します。

ではでは。

*1 二段階認証を有効にしている場合は、ログインパスワードではなく、アプリケーション専用のパスワードを作って入力してください。詳しい方法はこちら→ Gmailの使い方(4)二段階承認でGoogleアカウントの乗っ取りを防ごう

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