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フリーランサーが知っておくべきメール術

おわりに:メール作成の便利ツールと、いちばん大切なこと

Update: 2013.07.08 12:33:20

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こんにちは。
13回にわたって連載してきた「フリーランサーが知っておくべきメール術」、今回で最終回になります。うわーついにここまで来ました(ToT)

今回は、フリーランサーには欠かせない「時短」「朝活」を助ける、メールの作成に関する便利ツールをご紹介します。

クリップボード管理ツールで、定型文をどんどんコピペ

ss_13_01.jpgWindows用ソフト・CLCLをショートカットキーで呼び出したところ

「クリップボード」とは、文章や画像を「コピー」した内容を、一時的に保存しておく場所のことです。
過去のコピー履歴や、前もって決めておいた定型文をいつでも貼り付けられるようにするツールを使うと、メールの署名、返信、概算見積などを早く、間違いなく書けるようになります。
常に起動しておき、タスクバーに常駐させて使います。

ss_13_02.jpgCLCLのクリップボード管理画面

Windows用・MacOS用ともに無料でソフトを手に入れることができます。
初心者にも使いやすいですが、パスワードなどもコピー履歴に残ってしまうことに注意してください。
あまりたくさん履歴を残さないようにした方が良いでしょう。

Windowsでは「CLCL」というソフトが、使いやすくおすすめです。

MacOSだと「ClipMenu」が良いですが、CLCLほど細かい定型文管理はできません。Webデザイナーなど、たくさんの定型文を扱う仕事をしている人には、有料ですが「Snippets」の方が便利です。

短縮語管理ツールで、文字入力を超高速化

WindowsやMacには「ユーザー辞書」という機能があり、変換できる言葉を自分で決めて登録できます。これをとても強力にしたのが、短縮語管理ツールです。
こちらも、タスクバーに常駐させて使います。

例えば下の画像のように、「『yrq』と入力しただけで、即座に『宜しくお願いいたします。』に変換させる」という設定ができるようになります。
頻繁に使用するあいさつ文、業界の専門用語、入力に手間がかかる日時表記などを登録することで、劇的に文書作成が速くなります。

ss_13_03.jpgWindows用ソフト・Texterで登録していた短縮後を入力したところ

欠点は、短縮語を覚えていなければ意味がないことです。また、よく使いそうな言葉を短縮コマンドにしてしまうと、意図しない変換が起きてしまいます *1

Windowsでは「Texter」というソフトを無料で利用することができますが、設定や日本語の扱いがMacOSのソフトより面倒です。練習が必要になるでしょう。

MacOSは「TextExpander」が有名ですが、初心者には敷居が高く、お値段も高めです。
まずは、機能を単純にした「DashExpander」を使ってみるのがいいでしょう。無料で使っていると「有料版を買ってね!」というポップアップが鬱陶しいですが...

「DashExpander」は参考になる解説記事のご紹介です。ダウンロードはApp Storeから検索してください。

予約送信で、効率よく朝活しよう

子どもが寝ている夜明け前に仕事をする「朝活」をしているフリーランスマザーは多いと思います。
深夜・早朝は、メール返信がしにくいのが悩みの種です。先方が、受信時に着信音が鳴る設定をしていると、トラブルの種になってしまうかもしれません *2
それを解決し、かつ効率よくメールを処理する方法として、予約送信があります。

ss_13_04.jpgMicrosoft Outlookの送信プロパティ画面

Microsoft Officeに含まれる「Microsoft Outlook」は、配信オプションの設定で、メールごとに送信日・時刻を指定しての送信が可能です。
無償だと「Becky!」というメーラーも予約送信ができますが、歴史の古いソフトで、文字化け問題なども起きやすいので、あまりお勧めできません。

Becky!はシェアウェアでした...大変失礼しました。

Gmailを利用していて、ブラウザに「Chrome」を使っているなら、Chromeの拡張機能「Boomerang for Gmail」が便利です。
Outlookと同様の予約送信が「○時間後」「○日後」単位でできるだけでなく、一定期間内に先方が開封しなかったり、返信してこなかったときに、受信トレイに戻して通知させることもできます。
月10通まで、無料で利用できます。

ss_13_05.jpgBoomerang for Gmailを有効にしたところ。「後で送る」ボタンが追加になっている

Gmail+iPhoneなら使える、メールをサクサク処理するアプリ

これもGmail前提で、またAndroid版はリリースされていませんが、「Mailbox」というメール管理アプリが大人気です。

このコラムでも書いた「スター・ラベルの使い方」に近いメール処理を、左右スワイプ(画面をなぞる)だけの簡単な操作で実践できます。
iPhoneを使うことが多く、毎日たくさんのメールをチェックしなければならない人は、試してみてはいかがでしょうか。

「Mailbox」の詳しい解説は、こちらが参考になります。

まとめ、いちばん大切なこと

メールや文字入力に関するツールは、いろいろなソフト・拡張が配布されています。
とりあえず体験版や無料版をいろいろ試してみて、自分に合った環境を探すのも良いでしょう。

ですが、ビジネスメールでいちばん大切なのは「早く返信すること」です。
はじめての相談・不明点の質問への返信は、平日ならできるだけ営業時間内に。
「確認したのであとで回答します」だけでも先方は安心します。気心の知れた人なら、Facebookメッセージの方が簡単で早いでしょう *3
どのツールを使っても、文章マナーなど、それ以前の基礎は忘れないようにしたいですね。

以上で、「フリーランサーが知っておくべきメール術」の連載は終了です。
ではでは。
長い間、ご覧いただきありがとうございました。

*1 例の「yrq」のように、ローマ字の子音だけを拾う+日本語では滅多に使用しない文字を付けるなど工夫すると、予期しない変換を防ぐことができます。

*2 深夜のメール送信に関するトラブルは多いですが、「深夜にメールを送信するのはマナー違反」という意見は、本当は微妙だったりします。おやすみモードなどで音や光を出さない設定にしておいて、翌朝メールをチェックすることは簡単にできるはずだからです。

*3 諸外国では、Facebookはあくまで私用のツールであり、ビジネスの話題をするのは失礼とされています。先方が海外で働いている場合は注意してください。

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