はじめに:ビジネスメール、3つのチェックポイント

はじめまして。札幌市のWebデザイナーの口田(くちだ)です。
フリーランサー向けのビジネスメールの書き方・使い方のコラムを連載することになりました。
よろしくお願いします :D

メールにダメ出しをされる

コラムを書くことになったのは、Rhythmoon代表の小野梨奈さん
「口田さんのメールはわかりやすい。北海道なのでほとんど会うことができないが、安心してお仕事ができる」
と言っていただいたのがきっかけでした。

メールについては、他のクライアントにも時折そう言われますが、昔からこうだったわけではありません。
フリーになって間もない頃の私は、今よりずっと読みづらいメールを書いていました。

ところがある日、メールを受け取ったクライアントから
「もうちょっと要点を絞って箇条書きにしてほしいです...」
と、ダメ出し風味の「要望」を出されてしまいました。

クライアントは、「Webディレクター」という役職に就いていました。
Webディレクターは制作者に進行指示を出すのが主なお仕事で、同時にたくさんの制作者と、異なるプロジェクトについてやりとりをしています。
私のメールは、とても短い時間で読んでいられなかったのです。

以来、自分なりにメールの書き方を考えるようになりました。そのクライアントには、現在までずいぶんお世話になっています。

ビジネスメールの3つのチェックポイント

私は、以下の3点を重要なポイントとして、送信前に確認しています。

  1. 件名を工夫する
  2. 要件と重要度を整理する
  3. 段落と改行に気を配る

これらは「読みやすい」「返信しやすい」「あとで調べやすい」という目的につながっています。
ビジネスメールと私的なメールが全く異なるのは、メールそれぞれが「資料」として扱われるところです。言葉遣いやマナーがしっかりしていても、資料として使えなければダメなのです。

フリーランサーがメールに配慮しなければならない理由

クライアントとの信頼関係

多くのフリーランサーは、仕事をもらう・仕事を依頼する形で、プロジェクトをまとめる役割の人と取引をしています。
まとめ役の人たちは、毎日たくさんのメールを読んでいますから、「配慮したメールを書く人」「独りよがりなメールを書く人」は、よくわかります。

特に、顔を合わせる機会を持てない地方のフリーランサーにとっては、メールは重要な判断材料であり、クライアントとの信頼関係にも関わってきます。

トラブル回避のための証拠

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ビジネスメールは、プロジェクト内容の相互理解だけでなく、あとでクライアントとトラブルが起こったときの証拠にもなります。

フリーランサーは会社に所属していませんから、自分以外に責任を取ってくれる人がいません。
適当に書いていると、メール自体を見失ってしまったり、証拠にならなかったりで、あとで自分が困ることになります。

どんどん増える、メール以外の通信手段

最近は、携帯のショートメッセージサービス・Skypeチャット・ユーザーが1,500万人を突破したFacebook *1、爆発的な人気となっているLINE *2など、メール以外の通信手段がどんどん増えています。

メールにかける時間は、これまでより減らさなければならないのです。

まとめ

重要なポイントをもう一度 :)

  1. 件名を工夫する
  2. 要件と重要度を整理する
  3. 段落と改行に気を配る

次回からは、この3点について、詳しくご紹介していきます。なんとなくメールを書いていた人は、ここから見直していきましょう。

その後は、人気のメールサービス「Gmail」について、メールを効率よく管理するためのテクニックや、時間短縮に効果があるツールをご紹介します。

ではでは。

*1 2012年9月28日時点で、日本国に在住していることを公表しているユーザーの数です(Facebook広告配信機能による調査)。

*2 2012年9月時点では、LINEのビジネス利用は禁止されています。しかし、フリーランサーは仕事とプライベートの区分けがあいまいなので、雑談ベースでお仕事の相談が飛んでくることもあるでしょう。

Rhythmoon編集部

Writer Rhythmoon編集部

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