件名は、気くばりと思いやり

こんにちは :D
「フリーランサーが知っておくべきメール術」第2回は、ビジネスメールの重要なポイントのひとつ、件名についてです。

とにかく避けたい、ダメな件名

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もしあなたが、こんな件名のメールを出しているなら、明日からやめましょう。

  • あいさつだけタイプ
    例: こんにちは!/口田さん/ご質問があります
  • ぶっきらぼうタイプ
    例: 打ち合わせ/原稿/カンプ
  • あいまいタイプ
    例: 例の件で/以前ご相談した話/画像差し替えになりました

これらの件名に共通する問題点は、件名を見ただけでは、「何の」「どのような」内容なのかわからないところです。
あいさつだけのパターンに至っては、新規の相談なのか急ぎなのか、仕事外の近況報告なのかもわかりません。

今は、一日に数十件のメールが届く時代です。外出先の短い休憩時間で、モバイル端末でメールをチェックすることもあります。
件名で内容の予想が付けば、一覧画面を見ただけで「手が空いたらすぐ返事」「あとで読む」などの振り分けができますが、そうでないと、ひとつずつ開封しなければならず、とても不親切なのです。

前回、「ビジネスメールはそれぞれが『資料』として扱われる」と述べました。
メールを書類に置き換えてみると、図のようになります。

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こんな書類は作りませんよね?メールも同じです。

もちろん、「あいさつをしてはいけない」ということではありません。
あいさつは大事な潤滑油です。本文で元気にあいさつしましょう (^o^)ノ

「Re:は失礼」という迷信

私はフリーランスになったばかりの頃、届いたメールの件名を毎回変えて返信していました。
「Re:(件名)」として返事するのは、ぞんざいで失礼なような気がしていたからです。

しかし、これは相手によっては大きなお世話です。
最近のメールソフトやWebメールサービスは、同じタイトルで返信されたメールをひとつにまとめる「スレッド表示」機能があります。*1
メールが要件ごとにまとまるので、一覧ページによりたくさんのメールを表示できます。

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特に、画面が小さいスマートフォンでは便利なのですが、タイトルをいちいち変えてしまうと、この機能を使用することができません。
スレッド表示を使っていないと気付きにくいですが、ちょっとした配慮として覚えておきましょう。

逆に、何十件もRe:が続くのも、あとで検索しにくくなるため考えものです。
話題が変わったタイミングで、さりげなく件名を変更しましょう。

件名のフォーマット化で、効率アップ

では、わかりやすくするには、どのような件名にしたらいいのでしょうか。

一例ですが、私は、以下のような体裁でメールの件名を決めています。

【案件の略称】(重要かどうか)メールの用件

「山田商事」さんのウェブサイトの新しいページが完成したので、チェックしてもらいたいときはこうなります。

【山田商事】重要:ページのご確認をお願いいたします

「ABC」さんの件で、原稿の内容についてよくわからないところがあるときはこうなります。

【ABC】原稿の内容に関する不明点

なお、このコラムは締切ギリギリになったため、このような「もうちょっと待ってくださいメール」を出しています...すみませんすみません。

【Rhythmoon】メールのコラム第二回の提出について

会社員・フリーランサーに限らず、多くの人は一度に複数の案件を扱っています。メールの先頭に常に案件名を書いておくと、読む前に頭の切り替えができます。
【】のところは、[]などでも構いませんが*2、長すぎないようにしましょう。

やり取りが多いと、メールが埋もれてしまうことがあります。早めに読んでほしい場合は、重要であることがわかるようにした方が良いでしょう。

このように件名の体裁(フォーマット)を統一しておくと、わかりやすいだけでなく、あとで確認が必要になったときに、検索などで探しやすくなります。

まとめ

インターネットと関わる機会が少ない業種や、会社を経由せずにフリーランサーとなった人などは、雑談感覚でメールを捉えてしまうため、件名がぞんざいになりがちです。
メール慣れしているように思えるIT関係者でも、我流のクセがついていたり、取引先のメールの書き方が移っていることもあります。

件名をわかりやすくするということは、言ってみれば「こうしたら伝わりやすいかな?」という、受け取った人への気くばりです。
今日から簡単にはじめられて、効果も高いので、あなたのメールも見直してみてくださいね。

ではでは。

Twitterで「スレッド表示は件名ではなく、メール内部に記録されているIn-Reply-To(どのメールに返信したかという情報)を参照しているのではないか」というご指摘がありました。調べ直したので補足します。

最近のメールソフト・メールサービスは、内部情報に加え、件名もスレッドでまとめる条件としているようです。
このため「返信」ボタンを押して返信しなかったメールでも、件名が同じだとまとめられることもあります。

単一のスレッドにまとめられる条件は何でしょうか? - Google グループ
たかがRe: されどRe: - ザリガニが見ていた...。

*1 スレッド表示は、Microsoft Outlookのように、設定を変えることで使えるものもあります。

*2 デスクトップ端末だと「かっこ」で開始と終了が両方出せますが、スマートフォンを多用する人は、[]の方が早いです。

Rhythmoon編集部

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