Gmailの使い方(1)Gmailをはじめよう

こんにちは。あけましておめでとうございます。
2013も、このコラムをどうぞよろしくお願いします。

「フリーランサーが知っておくべきメール術」は、今回からメールまわりの効率アップのお話になります。これから数回にわたって、メールサービス「Gmail」の基礎と、知っておくべき機能についてご紹介していきます。

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Gmailのメリットとは?

「Gmail」は、キーワード検索やYoutubeで知られる「Google」が提供するメールサービスです。
基本的に無料で利用でき、業務でも広く採用されています。

Gmail日本語版

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※以降のスクリーンショットは、サイズを縮小しています。クリックすると画像が拡大します。
※2013年1月時点の画面レイアウトを前提とした解説です。

私がGmailをお勧めするのは、主に以下の理由からです。

容量が大きい

Gmailは2013年現在、10GBのメールボックスを提供しています。これは、メールボックスとしては、かなりの大容量です。また、メールの保存期間の制限も特にありません。

強力な検索・フィルタ機能

Gmailには強力な検索機能があり、過去のメールの検索だけでなく、届いたメールの文章を調べて、重要度の高さや、スパム判定を自動的に行います。
スパム判定の精度はかなり高く、フィッシングなどの悪質なメールは、ほぼ完ぺきに撃ち落としてくれます。
また、自分でフィルタ(条件振り分け)を作ることもできるので、使いこなせば、Webサービスから届く大量の広告メールも掃除できます。

他のサービスと連携できる

Gmailのアカウントを持っていると、カレンダーやドライブ(ファイルの共有サービス)などの、Googleの他のサービスも利用できます。
Google以外のWebサービスも、同じIDとパスワードで利用できることがありますが、慣れないうちは、Googleのみにしておいた方が良いです。

デスクトップアプリでも使える

「Outlook Expless」やMacOSの「mail」などの、主要なデスクトップ用アプリケーションでもGmailを利用できます。
スターなどの独自機能が使いにくくなりますが、自分が使い慣れている環境のまま、乗り換えができます。

スマートフォンでも使いやすい

Gmailはデスクトップだけでなく、スマートフォンの基本のメールアプリでも利用できます。
特に、いわゆる「Androidケータイ」は、Androidというシステム自体をGoogleが開発しているので、基本アプリで、ほぼすべての機能を利用できます。

二段階認証機能がある

Webサービスを利用する場合、怖いのが、悪意を持った第三者によるアカウントの乗っ取り *1です。
利用者が多いGoogleもこのトラブルが多いのですが、Googleでは、万一の不正ログインを防ぐ「二段階認証機能」を採用しています。
設定が面倒ですが、重要な機能なので、これについては早めに解説したいと思います。

Gmailを試してみよう

Gmailの登録は難しくありません。屋号など、希望するメールアドレスが他の人に取られてしまうかもしれないので、とりあえず、アカウントだけでも取っておいた方が良いです。

登録する

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まずは、Gmail日本語版のページにアクセスしてください。

ページの右上に「アカウントを作成」という赤いボタンがあり、クリックすると登録画面になります。
右側のフォームに、必須項目を入力していきましょう。

重要なのは「ユーザー名」です。これはメールアドレスに使われるだけでなく、今後変更ができず、アカウントを削除すると二度と使えません。

既に同じ名前を利用している人がいる場合は、下の画面のようになるので、数字を付けるか、別の言葉を考えましょう。

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「現在のメールアドレス」は、いちばん使っているものを入力してください。携帯電話で見られるアドレスがおすすめです。

「2つの単語を入力してください:」の欄は、文字が読みにくい場合は、右の矢印が輪になっているマークをクリックすると、文字を変更できます。

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いちばん下の「Google 以外のウェブサイトにおけるコンテンツや広告への +1 のパーソナライズを目的として Google が私のアカウント情報を使用することを許可します。」という欄は、チェックを外すことをお勧めします。

これは、Googleが提供するソーシャルネットワーキングサービス「Google+」や広告などに、あなたが登録した情報を利用してもいいですか?という意味ですが、Gmail以外を使う予定がなければ、当分許可する必要はありません。

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このあと、プロフィールを登録して、などと聞いてきますがスキップします。あとで設定できます。

Gmailの登録が完了し、メイン画面へ移動すると、これまで使っていたメールからアカウントや連絡先をインポートできますよ、というポップアップが出ますが、これもいつでもできるので、「次へ」をクリックしてください。
基本機能の解説ツアーが終わると、Gmailを使えるようになります。

メールを送信してみる

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まず、Gmail以外のメールアドレスに送信してみましょう。

赤くて大きな「作成」ボタンをクリックすると、メール作成ウィンドウが表示されます。

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...が、画面の右下にくっついているので、とても書きづらいです!

斜めの矢印をクリックすると、別ウィンドウにすることができます。
送信先アドレスと本文を入力して、いちばん下の「送信」ボタンをクリックすれと、メールが送信されます。

もちろん、送信先は複数入力できますし、「cc」「bcc」の文字をクリックすると同報先も設定できます。

メールを受信してみる

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今度は、Gmail以外のアドレスから受信してみます。
新しいメールアドレス宛にメールを送ったら、メール一覧の上にある、矢印が輪になっているボタンをクリックして、更新してください。
無事に受信できていれば、一覧に新着メールが出てきて、クリックで読むことができます。

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このとき、たいていは黄色いマークが付きますが、これはGmailが内容を調べて「重要」と判断したメールに自動で付けているものです。
スパムや広告には付かないので、このマークで整理するだけでもずいぶん効率が良くなります(たまに間違えますが)。
下の入力欄をクリックするだけで、自動的に返信メールが書けます。

送受信ができれば、とりあえずは大丈夫なので、使いながら基本機能を覚えていきましょう。
ラベルやフィルタなどの便利な機能は、今後の連載で解説していきますが、待ちきれない人は、初心者向けの解説サイトがたくさんあるので、「Gmail 使い方」などで検索してみると良いです。

まとめ

IT系でないフリーランスの人は、インターネットプロバイダ(OCNやぷららなど)が提供するメールを利用している人も少なくありません。

これ自体に問題はありませんが、仕事のメールアドレスと、プライベートのメールアドレスをごっちゃにしているのは良いことではありません。
また、プロバイダのメールは長くて覚えにくく、容量が小さい割にスパム判定がしっかりしていないので、スパム整理に作業を食われてしまったりします。

きれいなメールを書くだけでなく、きちんとメールを管理できることも、ビジネスでは大切な要素だと思います。


次回は、
「これまで使っていたアドレスも、しばらくチェックしなくちゃ」
「メールアドレスが独自ドメインだと、Gmailは使えないよね...」
という人のために、gmail.com以外のアドレスでGmailを利用する方法について解説します。

ではでは。

Rhythmoon編集部

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