第4回「重要性と緊急性のマトリクス」でパフォーマンスを最大化

こんにちは。中小企業診断士の津田まどかです。

9カ月になった娘がいる我が家は、離乳食も3回食に移行し、つかみ食べも始まったので、食事の時間は修羅場です。それはもう、グッチャグッチャ(笑)。当然ながら、食事の時間も長時間に及び、「さっき食べ終わったばかりなのに、またかぁ」という気持ちになります。

タスクごとの時間管理の方針を決定する2つの軸

ビジネスパーソン・母親・妻と、二足、三足ものわらじを履くワーキングマザーは、つねにたくさんのタスクを抱えており、同時並行的にこなしていかなくてはなりません。仕事はもちろんのこと、衣食住を中心とした日常生活や家族との時間もおろそかにはできません。それも一時的にではなく、持続的に。企業も同様で、経営環境が激しい中、日常業務をこなして一定の売上・利益を確保しながら、今後の生き残りをかけた戦略を立てることが求められます。

とくに、多忙を極める経営者にとっては、限られた時間をどう配分するかが非常に重要です。「何から着手すべきなのか」、「今後のためにやっておかねばならないことは何か?」
このようなタスク管理を行ううえで有効なフレームワークが、「重要性」と「緊急性」のマトリクスです。

緊 急 性

重 要 性


重要であり
緊急である


重要であるが
緊急ではない


重要ではないが
緊急である


重要ではなく
緊急でもない

A :やらないと大きな損失が起こるタスク
B :将来への投資となるタスク
C :実りが少なく時間の消費となるタスク
D :あまり意味がなく時間の浪費となるタスク

タスクは頭の中に保存せず、紙に書き出してみる

「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」という具合に頭の中がパンパンな状態だと、それだけでもストレスになりませんか?

そのストレスから自分を解放するためにおすすめなのが、頭の中にあるタスクを全部紙に書き出すことです。まずは、チラシの裏などのいらない紙に十字を書きます。

次に、今頭の中にある「やらなきゃいけないこと」を4つのスペースに割り振って書き出していきます。現在私が抱えているタスクの一部を例にとると、以下のようになります。

緊 急 性

重 要 性

・翌日提出予定のプロジェクトAの企画書作成

・3日後の講義の準備 ・著書のプロモーションのためのブログ作成
・実務書を使った学習

・メール処理

・小説を読む
・ニュースサイトのチェック

上図では仕事に絞ってご紹介しましたが、実際には仕事のみならず、家事・育児に関するタスクも組み合わせて活用することをおすすめします。それぞれの領域のタスクに関するポイントは、以下のとおりです。

A領域 なるべくタスクをつくらないこと。そうすれば、時間に追われることを避けられる。

B領域 つい後回しにしがちだが、なるべく多くの時間を設けること。そうすれば、今後のA領域のタスクを最少化できる。

C領域 なるべく短時間に留めること。第1回でご紹介した「ECRSの原則」をご参考ください。

D領域 :ゼロを目指したいところだが、たまには息抜きも必要。ただし、時間を限定すること。

時間に追われることなくタスクをこなしていくためには、着手日管理が重要です。時間に余裕をもてば、落ち着いて仕事に取り組めるうえに確認の時間を設けることができ、結果的にアウトプットの品質を高めることができるのです。今は時間に追われているとしても、「重要性と緊急性のマトリクス」を使ったタスク管理を習慣化することで気持ちにも余裕ができ、子育ての時間も充実すること間違いなしです!

つだまどか

Writer つだまどか

元ネイリストの美容業界専門経営コンサルタント。中小企業診断士。
ネイリスト時代の1万人以上の接客経験と5年連続売上・利益ともに二ケタ成長させたマネージャー時代の経験を活かし、中小企業経営者やフリーランス向けにコンサルティング、講師、執筆活動を行っている。
http://ameblo.jp/tiara-madoka/

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