フリーランスになって初めての請求書作成!事前に確認するべきこと&記入すべき項目は?

フリーランス(個人事業主)になって仕事を始めると、行わなければいけないのが、請求書の作成です。取引先企業から支払いをきちんとしてもらうためにも、必要事項を漏れなく正しく記載しておくことが大切です。また、基本的な請求書の書き方をマスターして整理しておくと、確定申告時の処理がスムーズになります。
そこで、フリーランスが請求書を作るために必要となる事項について確認しておきましょう。

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請求書作成前に取引先に確認しておくべきこと

基本的に請求書を作るのは、受注した案件を納品した後となります。しかし請求書作成のときになってから、支払いの細かい条件や詳細を確認しているようでは、スムーズに支払いの手続きされにくくなってしまいますし、支払いトラブルにつながりかねません。そのため、受注した時点で、以下のことを必ず確認しておくとよいでしょう。

消費税の表示

受注時に案件ごとの報酬が取引先との間で決められますが、内税(消費税込)か外税(消費税別)か確認をしておきましょう。

交通費や材料費、通信費などの必要経費

取材や講演、打ち合わせ等のため遠方へ行く必要がある場合などの交通費や、材料費や通信費など必要経費が発生する場合に、報酬とは別に取引先へ請求できるのか、それとも報酬に含まれているのかを確認しましょう。

請求先

当然すぎることですが、請求先の企業(または個人)がどこになるか、ということも最初に確認しておきましょう。

源泉徴収の有無

源泉徴収とは、報酬に対して所得税をあらかじめ差し引き、支払い行う事業者が請求者に代わって国に納める仕組みです。基本、支払いを行う事業者は、一部の個人を除いて、個人または法人などの属性に関係なく、源泉徴収の対象となる取引の支払いを行う際、源泉徴収をしなければならないことが定められています。下記の条件に該当する個人事業主は、源泉徴収を行う必要がないとされていますので、事前に確認しておきましょう。

※源泉徴収をしなくてもよい個人(個人事業主)の条件

(1) 常時2人以下のお手伝いさんなどのような家事使用人だけに給与や退職金を支払っている人
(2) 給与や退職金の支払がなく、弁護士報酬などの報酬・料金だけを支払っている人(例えば、給与所得者が確定申告などをするために税理士に報酬を支払っても、源泉徴収をする必要はありません。)
<国税庁のサイト「No.2502 源泉徴収義務者とは」より抜粋>

支払サイクル

「月末締め、翌月末払い」などと、請求から支払いまでのサイクルが各企業ごとに決められています。特に、各企業が定めている毎月の締日までに請求書を提出できないと、支払い処理が翌月に持ち越され、振込も遅れることになるために、注意が必要です。
この支払いサイクルを予め確認しておけば、受注してから納品し、実際に自分の指定銀行口座に報酬が振り込まれるのがいつになるか予測できますから、自分のキャッシュフロー管理にもつながります。

請求書に記入すべき事項

次に、請求書に必ず記入しておくべき事項についても確認しておきましょう。

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① 請求先

取引先企業の会社名、事業部名、担当者名などを記入します。「御中」と「様」の使い分けが間違いやすいのですが、企業宛であれば「○○株式会社 御中」として、担当者の個人名まで記載する場合は「○○株式会社 △△(個人名)様」と書きます。
企業名に「様」をつけたり、「○○株式会社御中 △△(個人名)様」のように「御中」と「様」を同時に使ったりするのは、間違いです。

② 発行日(請求日)

請求書を作成した日ではなく、取引先企業の締日を記載するのが基本です。例えば、「毎月月末締め」の企業の場合、7月の請求書の発行日は「7月31日」と明記します。

③ 押印

請求書に押印がされていない場合でも、法律上は使用が認められています。双方の合意があれば、請求書などの書面がなくても支払い行為は可能なのです。しかし、トラブル防止や、「請求書を発行した」という証明のために、押印しておくことは大切です。また企業によっては、メールで請求書を送るのではなく、押印された請求書の原本を郵送するよう求められる場合もあります。

④ 項目

商品名やサービス名、数量、単価などを記載します。取引先の企業によっては、項目名や書き方を指定される場合もあります。

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⑤ 消費税

外税の場合でも、内税の場合でも、消費税がいくら含まれているのか計算して記載します。

⑥ 源泉所得税

原稿料、デザイン料、講演料、モデルやタレント等の出演料など源泉徴収が必要な報酬・料金は、源泉所得税を差し引いた金額で入金されます。請求書の金額欄に予め差し引かれる源泉所得税額を記入しておくと、入金時の金額に間違いがないかどうか、スムーズに確認することができるので便利です。ただし、上記で説明したように、事前の確認で取引先が源泉徴収義務者ではないことがわかっている場合には、源泉所得税額は書かないようにしましょう。

⑦ 請求金額

報酬に、消費税や差し引かれる源泉所得税を考慮して請求金額を計算し、請求書に明記します。

⑧ 振込先の口座情報

銀行名、支店名、口座の種類、口座番号、口座名を記載します。ここを間違えてしまうと、手続きが滞ってしまうため、正確に記載します。なお、何十件もまとめて振り込む総合振込を行うような大手企業への請求の場合、金融機関コード、支店コード、口座名のカタカナ表記があると喜ばれるケースがあります。

⑨ 特記事項

支払い期日の変更や、請求や支払いになんらかの条件等がある場合、記載します。振込手数料は、支払い者が負担することが一般的に多いですが、請求者側が振込金額から差し引かれたという事例もあります。このようなことを予防するために、「振込手数料はご負担ください」と請求書に記載することも有効です。
関連記事:報酬の振込手数料って負担しなくちゃいけないの?

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無料でダウンロードできるおすすめ請求書テンプレート

ワードやエクセルを使って、一から請求書を作るのは大変です。さまざまなサイトに無料ダウンロードできる請求書のテンプレートがあります。上記で紹介した項目が設けられているか確認できれば、あとはお好みのデザインのものを選んでみるとよいでしょう。どれもワードかエクセルで作れるため、自分が使いやすいソフトのものを選ぶのがおすすめです。

フリーランスになったら、会社員時代と違って、お金まわりのことも自分でしっかりとやらなければなりません。初めての請求時に慌てないように、しっかりと準備しておきましょう。

Rhythmoon編集部

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